Виртуальная касса

Начиная с 2013 года, в Федеральный закон 54-ФЗ регулярно вносятся изменения. На определенном этапе они затронули и деятельность интернет-магазинов. Теперь они обязаны пробивать кассовые чеки при помощи виртуальной или обычной кассы и пересылать их клиентам. Одновременно информацию должен получать ОФД, а через него — налоговая инспекция.

Есть ли разница между виртуальной и стандартной кассами? В чем заключается ее принцип действия? Обязательно ли ее использовать в работе интернет-магазина? Ответы — ниже.

Принцип работы виртуальной кассы

Если обратиться к букве закона, точнее п. 1 с. 4 Федерального закона № 54-ФЗ, можно увидеть, что в виртуальной кассе нет чекопечатающей машины. В этом — основное отличие от стандартного аппарата, установленного в розничных оффлайн-магазинах.

Но это не означает, что можно не оформлять документ, подтверждающий поступление оплаты. Его создают в электронном формате и пересылают на e-mail или телефон покупателя. Если продавец не располагает нужными данными, то и передать кассовый чек клиенту он не сможет.

В остальном же принцип действия онлайн-кассы ничем не отличается от стационарной:

• покупатель вносит оплату за товар или услуги;
• продавец принимает деньги и пробивает чек;
• данные о продаже фиксируются в фискальном накопителе и пересылаются ОФД. Оператор собирает информацию, присваивает чекам регистрационные номера и перенаправляет их в ФНС.

Основная проблемы при использовании виртуальной кассы — потребность в надежном интернет-соединении. Если в течение 30 календарных дней данные не поступают в БД оператора, работа оборудования блокируется.

Обратите внимание! Обязанность передать чек покупателю возлагается на продавца, а не на платежную систему.

Как выбирать онлайн-кассу для розничного интернет-магазина

При выборе оборудования можно пойти по одному из двух путей:

• приобрести или арендовать онлайн-кассу и нанять кассира. Основная проблема заключается в том, что сетевые магазины в большинстве своем работают без перерывов и выходных даже в ситуации, когда отгрузка производится только в будни по московскому или региональному времени. Соответственно, и кассир должен неотлучно находиться рядом с оборудованием. Если платеж поступит в субботу, а чек будет пробит в понедельник, и ФНС это установит, штраф неминуем. На практике это означает, что нужно нанимать нескольких кассиров и увеличивать накладные расходы;
• подключить кассу, работающую полностью в автономном режиме. Как только покупатель оплачивает товар или услугу, система автоматически формирует чек и пересылает его клиенту и ОФД.

Второй вариант кассы стоит дороже, но позволяет не увеличивать штат, не нанимать несколько кассиров для круглосуточной работы. При необходимости можно приобрести аппарат, одновременно выписывающий несколько чеков.

Может ли интернет-магазин не выдавать кассовые чеки

Да, такая возможность предусмотрена. ИП или ООО, торгующий через интернет, имеет право не пробивать кассовые чеки в следующих случаях:

1. Средства поступают через ФГУП «Почта России». Почтовое отделение становится платежным агентом и обязан предоставить плательщику чек. Основание — Письмо ФНС РФ от 24.07.2017 года № ЕД-4-20/14361@.
2. Продукция отгружается только юрлицам и ИП, платежи зачисляются на расчетный счет. Оптовик не пробивает кассовые чеки. Основание — п. 9 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ.
3. Продавец работает в местности, где нет устойчивой связи. На основании п. 2 ст. 2 54-ФЗ он может не выдавать чеки вообще.

Важный момент! Все иные торгующие организации обязаны приобрести кассу или арендовать ее. В последнем случае оборудование находится у владельца, арендатор только пользуется им за определенную плату, подключаясь в виртуальном формате.

Преимущество аренды виртуальной кассы

Среди плюсов можно выделить следующие моменты:

• не приходится думать, где разместить оборудование, если у интернет-магазина нет офиса;
• собственник решает вопросы технического обслуживания, замены фискального накопителя, заключения договора с ОФД;
• есть возможность автоматизировать процессы открытия и закрытия кассовых смен, просматривать статистику.

Но при всем этом нужно помнить, что за своевременное оформление кассовых чеков отвечает продавец. В случае несоблюдения требований 54-ФЗ налоговики оштрафуют именно продавца. Ему потом придется уже самостоятельно предъявлять претензии компании-владельцу ККТ. К тому же все равно приходится синхронизировать работу оборудования с учетной программой магазина, например, с 1С.

Что еще нужно знать об аренде онлайн-кассы

Вне зависимости от того, работает ли интернет-магазин с собственной кассой, в том числе виртуальной, или берет ее в аренду, ККТ надлежит поставить на учет в налоговой инспекции. Процедура предполагает соблюдение следующего алгоритма:

• оформление КЭП;
• выбор арендодателя. Можно обратиться в офис или заполнить заявку на сайте;
• получение данных кассового аппарата и информации об ОФД;
• заполнение и отправка заявки в ФНС. Личное посещение территориального подразделения не требуется;
• получение регистрационных номеров для ККТ. Арендатор передает их собственнику аппарата для введения в память.

После этого остается пробить контрольный чек, и можно начинать торговлю.