Онлайн-касса: принцип действия

По действующему законодательству каждый, кто занимается розничной торговлей, оказанием услуг, обязан купить и подключить онлайн-кассу. Изменения вступили в законную силу в 2017 году. С этого времени старые аппараты недействительны и должны быть выведены из эксплуатации.

Нормативная база изменена более года назад, но количество вопросов от предпринимателей не уменьшается. До сих пор непонятно, кто и к какому времени обязан установить онлайн-кассу, как ее подключать, зачем нужен договор с ОФД. Не менее редко предприятия интересуются, что будет, если не пробивать чеки или не передавать данные своевременно в ФНС.

Что изменилось в законодательной базе?

До недавнего времени любой, кто занимался розничной торговлей, мог при определенных условиях игнорировать законы о применении ККТ. ФНС проводила проверки, но не слишком активно. Процветали «серые» сделки, когда выручка от продаж вообще не показывалась в отчетности. Государство недополучало налоги.

Необходимость во введении всеобщего и повсеместного контроля назревала давно. Предполагается, что переход на онлайн-кассы поможет пополнить бюджет, поспособствует наведению порядка на всех этапах торговли. Еще одна цель — вывод с рынка контрафактных товаров, наводнивших прилавки страны.

Но благими намерениями выстлана дорога в ад. Предприниматели не могут понять, что от них требуется, кто и на каком этапе должен купить онлайн-кассу. Попробуем разобраться вместе, кто обязан уже сегодня заключать договор с ОФД, а кому предоставлена отсрочка.

В чем отличие онлайн-кассы от той, что использовалась ранее?

По внешнему виду новые кассовые аппараты мало отличаются от старых модификаций. Изменения касаются технологии работы. Обязательное условие — наличие подключения к интернету. Как только чек пробит, информация о сделке передается ОФД, а оттуда — в ФНС. При наличии необходимых функций и связи с персональным компьютером электронную версию документа, подтверждающего покупку, можно переслать на электронный адрес или телефонный номер покупателя.

Во всем остальном онлайн-кассы, принцип их действия мало отличается от тех, что использовались годами и десятилетиями. Единственная проблема для каждого продавца — необходимость провести кабельный интернет или приобрести мобильный роутер. С каким провайдером работать, что использовать 2G, 3G,4G, WI-FI и т. д., решает только предприниматель, работающий с кассой.

Важно подчеркнуть, что законодательство не требует от всех немедленно бежать в магазин за новым типом кассы. Поблажки сделаны для ИП, работающих на патенте, торгующих газетами, мороженым и лотерейными билетами, оказывающих бытовые услуги населению.

Не менее значимое изменение в работе — больше не используются ЭКЛЗ. Им на смену пришли фискальные накопители со сроком действия 13 месяцев. Огорчит только более высокая цена — до 15 тысяч рублей. В накопителе аккумулируются чеки для последующей передачи ОФД — оператору фискальных данных. Важно понимать, что каждая отдельная касса не подключается к каналам связи ФНС. Задача предпринимателя — заключить договор с ОФД, а уже эта организация будет контактировать с фискальными органами.

Кто обязан перейти на использование касс по ФЗ-54?

Если деятельность в 2015-2016 году предполагала использование кассы, нет повода отказаться от перехода на новую модификацию сейчас. Этот относится к ателье, парикмахерским, туристическим, концертным и транспортным агентствам. Обязательно наличие кассового аппарата нового типа в интернет и обычных магазинах, торгующих за наличный расчет или с использованием банковских карт.

Пока могут не тратиться на покупку те, кто ремонтирует обувь и дверные замки, изготавливает и реализует игрушки или домашние подушки, сдает квартиру в аренду. Без кассы можно торговать помидорами и огурцами, напитками без содержания алкоголя.

Отдельные поблажки сделаны для ИП, применяющим ЕНВД или ПСН. Им дана отсрочка в переходе на работу с онлайн-кассами до 01.07.2018 года. Не решен пока вопрос с теми, кто продает товары через вендинговые аппараты, либо принимает платежи через платежные терминалы.

Где покупать оборудование нового образца?

Что такое касса по ФЗ-54, более-менее ясно. Осталось узнать, кто продает ККМ. Важно подчеркнуть, что некоторые модели из более старых модификаций можно модернизировать, добавив нужные модули и опции. Но большей части бизнесменов придется потратиться на покупку нового оборудования.

Так как переход на онлайн-кассы был массовым и практически внезапным, то и продажей аппаратов занялись все: от специализированных сервисных центров до салонов сотовой связи. В любом случае следует проявлять осторожность, не брать первый предложенный продукт. Обязательно наличие пометки о соответствии ФЗ-54.

Говорить о какой-то единой ценовой политике не приходится. За самую простую модель придется заплатить от 13 000 рублей, за модификацию со сканерами, подключением к весам, ПК, с подключенной функцией складского учета можно заплатить и 75 000 в российской валюте.

Как зарегистрировать и подключить кассу нового типа?

Просто включить аппарат в розетку и начать работу не получится. Предварительно нужно пройти регистрацию в ФНС. С полным алгоритмом действий налогоплательщик может ознакомиться на официальном сайте налогового ведомства. Достаточно следовать ему, чтобы не совершить ошибку:

Шаг первый

Из официального реестра выбирается оператор фискальных данных. Все дальнейшее общение с ФНС в части соблюдения кассовой дисциплины будет строиться при его непосредственном участии. Задача ОФД — получение каждого чека, пробитого на кассовом аппарате, хранение его на своем сервере и передача по каналам связи фискальным органам. Подобное положение прописано в ФЗ-54. Прямое общение между ФНС и торговыми точками не предусмотрено.

Важно: оператор фискальных данных обязан не только хранить поступающую информацию, но и обеспечить ее конфиденциальность. Разрабатываются и внедряются специализированное ПО, алгоритмы шифрования, так как для передачи данных используются открытые каналы связи.

В соответствии с федеральным законодательством ОФД — это не государственная структура, наделенная определенными полномочиями, а обычное юридическое лицо. Но к ООО данного типа предъявляются особые требования, касающиеся наличия разрешений и лицензий.

На этапе выбора ОФД у потенциального контрагента стоит поинтересоваться следующим:

• где будут храниться данные, какие серверы с каким объемом памяти установлены;
• какие функции и обязанности ОФД берет на себя;
• есть ли у продавца возможность, если не контролировать передачу информации о чеках в ФНС, то хотя бы получать уведомления о проведении подобных операций;
• как давно организация зарегистрирована, не числится ли руководитель в списках дисквалифицированных лиц. Если выбранная организация не вызывает подозрений, можно заключать договор: стандартный на бумаге или в электронном виде. В последнем случае изначально необходимо получить квалифицированную электронную подпись.

Шаг второй

Далее можно переходить к выбору кассового аппарата. Отдельным «счастливцам» повезло, они могут модернизировать имеющееся оборудование. Если же нет, старую кассу можно оставить в качестве сувенира и отправляться за новой.

При выборе стоит учитывать необходимые функции, например возможность автономной работы в течение 12-24 часов при перебоях электричества. Не будет лишней возможность ведения товарного учета непосредственно в кассе либо подключения к соответствующему программному обеспечению. Дополнительные модули — подключение сканера, весов, оборудования для эквайринга.

Шаг третий

Далее остается подать соответствующее заявление в ФНС по месту регистрации. Сделать это можно либо традиционно на бумаге, либо через официальный сайт. В первом случае сотрудники фискальной организации обязаны дать ответ в течение 3-х дней.

Второй вариант не предполагает посещение налоговой. Достаточно зайти на портал, зарегистрироваться в личном кабинете. Здесь то и заполняется заявление с обязательным указанием заводского номера онлайн-кассы и накопителя. Задача налогового инспектора — проверить, существует ли оборудование с указанными номерами на самом деле, не проходило ли ранее по регистрационным документам. Если все в порядке, собственнику выдается еще один регистрационный номер для ввода непосредственно в память кассы в соответствии с инструкцией завода-изготовителя.

Если все сделано верно, итогом регистрации станет распечатка отчета со специальными данными теперь уже для передачи в ФНС через личный кабинет. Только после этого можно считать, что аппарат зарегистрирован должным образом и готов к эксплуатации.

Преимущества перехода на онлайн-кассы

Введение новой ККТ на первых этапах вызвало недовольство и крупного, и среднего бизнеса. Самое распространенное мнение — государство вмешивается в работу предприятий, пытается взять все под свой контроль.

Время показало, что повседневная работа торговых предприятий никак не меняется. Можно даже выделить определенные преимущества:

• нет необходимости в договорах на сервисное обслуживание с центрами техобслуживания. Фискальный накопитель можно заменить самостоятельно;
• упрощается процедура регистрации. Заявление заполняется на сайте ФНС, процедура ввода данных подробно расписывается каждым производителем;
• у инспекторов реже будет появляться желание посетить то или иное предприятие для проведения проверки. Если же проверка и будет, легче избежать штрафов за несуществующие нарушения, так как вся информация передается в ФНС в автоматическом режиме. Предполагается, что снизится количество взяток, получаемых государственными служащими.

Государство же в свою очередь планирует таким образом перевести бизнес из теневого в официальный.

Как наказывается отказ от использования кассового аппарата по ФЗ-54?

Первые онлайн-кассы зарегистрированы в России еще в феврале 2017 года. Важно подчеркнуть, что переходу на работу в условиях нового законодательства были не готовы не только предприниматели, но и производители техники. Соблюсти все требования законодательства получилось не у всех.

Но есть и те, кто не собирается вообще покупать и регистрировать ККТ нового типа. Для них не будет лишней информация о штрафах и иных наказаниях, предусмотренных законодательно:

• если инспекторы ФНС выявят выручку, не прошедшую через кассовый аппарат, в случае первого нарушения полагается штраф в размере 75-100% от суммы. Минимальный размер наказания для ИП — 10 000 рублей, для ООО — 30 000 рублей;
• повторное аналогичное нарушение — повод для усиления наказания. Если сокрытая сумма превышает 1 000 000 рублей, предприятие будет закрыто на срок до 90 дней. Если не показано по отчету до 1 000 000 рублей, можно снова готовиться к оплате штрафов;
• за работу на незарегистрированной кассе, выдачу чеков неустановленного образца, отсутствие фискального накопителя за каждый выявленный факт бюджет пополнится на 1500-10 000 рублей.

Экономия на покупке кассового аппарата

Значительная часть ИП заявляет, что расходы на покупку и подключение оборудования по ФЗ-54 для них разорительны и неподъемны. И мало кто знает, что их можно компенсировать на сумму до 18 000 рублей.

Такая возможность предусмотрена на законодательном уровне для тех, кто работает на патенте или ЕНВД. Не положена даже минимальная компенсация предпринимателям, применяющим ОСНО, ЕСХН или УСН. Если ООО в силу различных причин работает с применением ЕНВД или ПСН, получить деньги от государства так же не удастся.

Важно: компенсировать, если не полностью, то хотя бы частично, можно расходы на покупку непосредственно аппарата, программного обеспечения, фискального накопителя, модернизацию имеющегося оборудования. Сама компенсация предоставляется в формате налогового вычета через ФНС.

Выводы

Переход на использование онлайн-касс неминуем. Не стоит думать, что контролирующие инстанции будут сквозь пальцы наблюдать за тем, как налогоплательщики пытаются уйти от налогов. Рано или поздно всех, кто работает по старинке, выявят и оштрафуют.

Чтобы тратить деньги не на оплату штрафов, а на развитие бизнеса, достаточно соблюсти положения законодательства и своевременно купить, зарегистрировать и использовать кассовый аппарат самообслуживания нового типа.