Регистрация кассовых аппаратов

Организация или ИП имеют право зарегистрировать контрольно-кассовую технику (ККТ), для чего им потребуется обратиться в налоговый орган с предоставлением ряда документов:

Перечень документов для регистрации КТТ

• Заявление на регистрацию ККТ. Заявление принимается по форме, утвержденной приказом ФНС России от 9 апреля 2008 года. Номер приказа – MM-3-2/152@.
• Паспорт ККТ, который подлежит регистрации.
• Договор технической поддержки ККТ – заключается между ИП (организацией) и представителем поставщика кассовой техники.

Чтобы подать заявление о регистрации кассовой техники, необходимо обратиться в отделения налоговой инспекции:

• организациям – по месту учета организации как налогоплательщика,
• обособленным подразделениям – по месту нахождения,
• ИП – по месту жительства.

Под местом жительства ИП подразумевается место его постоянного проживания. Проживание на территории РФ подтверждается его регистрацией в учетных органах по месту жительства. Пребывание сроком более 90 дней на территории, не соответствующей адресу регистрации, обязывает встать на регистрационный учет по месту пребывания. Индивидуальный предприниматель при нахождении в месте, не соответствующему постоянной регистрации, может зарегистрировать ККТ по месту временной прописки.

Прием документов и сроки регистрация

Заявление принимается в день обращения и предоставления необходимого пакета документов, который требуется для регистрации кассового аппарата. Регистрация займет не более пяти рабочих дней со дня приема на регистрацию заявления и подтверждающих документов на ККТ. При подаче заявителем недостающего документа в другое время – срок регистрации будет отсчитываться со дня подачи последнего документа.

Как проходит процедура регистрации КТТ

Далее данные заверяются и заносятся в базу налоговой и информационную систему электронного оборота документов.

Комплект документов в максимально короткие сроки направляется в подразделение налоговой инспекции для рассмотрения и проверки. После проверки и при отсутствии нарушений, сотрудник налоговой инспекции согласовывает время и место с заявителем для осмотра кассовой техники.

Договоренность происходит по контактным телефонам, которые указываются в заявлении. Заявитель присутствует сам и обеспечивает присутствие представителя поставщика ККТ в назначенный срок. Процедура осмотра ККТ может проходить по месту ее установки, осмотр проводит ответственный специалист в присутствии индивидуального предпринимателя (организации) и поставщика ККТ. При осмотре проверяется:

• исправность в работе техники,
• целостность всего корпуса ККТ,
• наличие на корпусе аппарата знаков, принадлежащих «Государственному реестру», «Сервисному обслуживанию» и отметок, содержащих заводской номер модели, серию партии.

Фискализация кассовых аппаратов

Далее приступают к фискализации кассовых аппаратов:

• вводят пароль, который обеспечит доступ к фискальной памяти аппарата,
• проводится проверка работы имеющихся счетчиков, необходимых реквизитов, пропечатанных на чеке, выданным кассовым аппаратом,
• печатается один пробный чек на сумму 1 руб. 11 коп., снимается первый Z-отчет.

Данная документация вместе с заявлением о необходимой регистрации ККТ хранится в налоговой инспекции сроком пять лет.

После фискализации кассовой техники проходит процедура составления акта о переводе показаний денежных счетчиков в нулевое положение, регистрация контрольных счетчиков кассового аппарата. Налоговый инспектор записывает данные о ККТ в книгу учета кассовой техники, делает в паспорте кассовой машины отметку с заверением о прошедшей регистрации.

Книга учета должна вестись в налоговой инспекции. Далее сотрудник выдает организации карточку регистрации аппарата, прилагая документы, которые подавались совместно с заявлением.

Регистрационная карточка контрольно-кассовой техники находится на хранении в организации по месту установки аппаратов кассового учета вместе с журналами учета вызовов технических специалистов, учета выполненных работ в течение всего срока использования специальной техники. Эти регистрирующие документы предъявляют при проведении проверок налоговой инспекцией.

Регистрация кассовой техники в платежных терминалах или банкоматах

Контрольная техника в платежном терминале и банкомате точно так же обязана быть зарегистрирована в налоговом органе по месту прикрепления к налоговой службе. Способ и процедура оформления не отличается от процедуры регистрации кассовых аппаратов.

Возможные причины отказа в регистрации или перерегистрации кассовой техники:

• неправильное оформление предоставляемых документов или нехватка одного (или более) необходимого документа,
• подача для осуществления регистрации контрольно-кассовой техники модели, которая не включена в реестр такого рода техники или ранее она была исключена из него,
• окончание срока амортизации по нормативам, ранее применявшимся к контрольно-кассовой технике, не входящей в Госреестр ККТ,
• предоставление для регистрации КТТ, которая находится в розыске,
• обнаружение неисправности кассового аппарата, нарушение целостности или отсутствие марки-пломбы, индивидуального знака, средств визуального контроля,
• отсутствие договора, заключенного с компанией по технической поддержке кассового оборудования,
• наличие чеков, лент контроля, которые не соответствуют техническим требованиям к ККТ.

Если произошла ситуация отказа в регистрации, перерегистрации или снятия с регистрации контрольно-кассовой техники, то налоговый орган сообщает об этом организации (ИП) в письменной форме. В письме описывается причина, по которой произошел отказ в регистрации. Вместе с письмом заявителю возвращается весь пакет документов, предоставленный им для регистрации ККТ.

На месте расположения платежного терминала оплаты с ККТ (банкомата) производится сверка места фактической установки контрольно-кассовой техники с данными, указанными в заявлении. Сотрудник налоговой инспекции должен осмотреть кассовую технику, находящуюся в платежном терминале (банкомате). Подобная процедура проходит в присутствии заявителя и представителя поставщика ККТ. В ходе проверки осматривается:

• наличие средств для визуального контроля,
• целостность пломб,
• исправность работы табло для покупателей,
• полнота печатаемых на кассовых чеках реквизитов и данных.

После визуальной сверки выполняется фискализация ККТ, активация сменного накопителя фискальной памяти, проводится пломбировка техники.

Информация о регистрации кассовой аппаратуры, входящей в состав платежного терминала (банкомата), заносится в учетную книгу. В паспорт устройства вносятся отметки о проведении акта регистрации, заявителю выдается карточка регистрации ККТ с указанным адресом места установки терминала для оплаты (банкомата) и прочая документация, представленная для регистрации.

При ситуации с изменением адреса нахождения терминала (банкомата), владелец обязан в день перемещения отправить в налоговую инспекцию, в которой проходила процедура регистрации ККТ, соответствующее уведомление. Форма уведомления не утверждена, заполнить его можно в произвольной форме. Однако Минфин России перечислил данные, которые в обязательном порядке должны быть отражены в уведомлении:

• полное юридическое название организации, указание организационно-правовой формы, банковских реквизитов (ФИО ИП, его индивидуальный налоговый номер),
• дата первичной регистрации организации,
• юридический адрес организации, контактный телефон,
• ФИО руководителя организации, главного бухгалтера, с указанием их рабочих телефонов,
• название модели контрольно-кассовой техники, полный серийный заводской номер с датой выпуска,
• номер паспорта техники,
• полное название организации по технической поддержке кассовой техники,
• старый и новый адреса нахождения платежного терминала, с содержащимся в нем ККТ.

Перерегистрация ККТ

При перерегистрации кассовой техники организацией предоставляется следующий пакет документов в налоговую службу:

• заявление на перерегистрацию аппарата (форма заявления – произвольная),
• документы на ККТ, подлежащую перерегистрации,
• карточка техники с данными регистрации.

Перерегистрация займет пять рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления и пакета документов. При данной процедуре необходимо отпечатать фискальный отчет (охватывается весь период использования), делается отметка о перерегистрации в паспорте ККТ.

Кассовая техника, исключенная из государственного реестра ККТ, с не истекшим нормативным сроком амортизации, может быть перерегистрирована только на ту же организацию, но в определенных случаях:

• смена наименования организации,
• изменение местоположения организации,
• произошел процесс реорганизации,
• внесение ККТ в качестве вклада в уставный капитал компании,
• регистрация компании физическим лицом, являющимся ИП, на которого была зарегистрирована данная техника.

Снятие КТТ с регистрации

При снятии кассовой техники с регистрационного учета потребуется предоставление следующих документов в налоговую службу:

• заполненное заявление о снятии аппарата с учета (форма заявления – произвольная),
• паспорт на ККТ,
• регистрационная карточка на технику.

В любом случае снятие техники с регистрационного учета происходит в налоговом органе, занимает по времени не более пяти рабочих дней со дня подачи заявления и пакета документов.

Снятие фискального отчета происходит за период последних трех лет эксплуатации ККТ, фискальный отчет за все время ее использования. Далее происходит составление акта о снятии показаний денежных счетчиков, специалист налоговой инспекции вносит в паспорт ККТ данные о пароле доступа к фискальной памяти, делает пометку о снятии аппарата с регистрации в журнале по учету и в карточке регистрации.

Карточка на кассовый аппарат, снятый с учета, хранится 5 лет в территориальной налоговой инспекции.

Все документы по приобретению, регистрации, использованию кассовых аппаратов, ленты контроля, носители фискальной памяти также хранятся 5 лет в компании, где использовалась кассовая техника.