Программы для автоматизации гостиничного бизнеса

Автоматизация гостиничных организаций – это компьютерная программа, устанавливаемая на персональный компьютер или на терминал самообслуживания. Таких программ много, все они отличаются функционалом: самые простые могут вести только учет клиентов, а более продвинутые продукты выполняют обширную деятельность, затрагивающую все сферы гостиничного бизнеса.

1. Преимущества системы
2. Возможности
3. Стандартный набор функций программных продуктов для гостиничной автоматизации
4. Взаимодействие с внешними системами
5. Обзор лучших программ для автоматизации гостиниц
6. Автоматизация гостиниц и хостелов при помощи терминала самообслуживания

Преимущества системы

Преимущества системы автоматизации бизнеса заключаются в ее обширном функционале.

• систематизация деятельности всех отделов гостиницы (хостела, отеля);
• ведение и контроль поступления и расходов всех ресурсов организации;
• бронь номеров и прием оплаты от гостей любым удобным для них способом;
• приведение любой учетной информации к единой системе;
• ведение учета прибыли;
• формирование прайса;
• ограничение зон доступа для персонала;
• организация работы обслуживающего персонала: горничных, портье, работников зоны питания;
• повышение комфортности пребывания постояльцев;
• усиление безопасности за счет введения видеонаблюдения и иных систем безопасности.

Системы автоматизации способны выполнять комплекс задач, охватывая все стороны развития гостиничного бизнеса. Это позволяет не только увеличивать прибыль для ее хозяев, но и улучшить условия пребывания гостей.

Автоматизация гостинец и хостелов – система, позволяющая превратить обычную гостиницу в «гостиницу будущего».

Возможности

Property Management Systems (системы для управления элементами недвижимости) – это группы программных систем, к которым относится и система автоматизации управления гостиницами. К этой же группе относятся программы по контролю тренажерных залов, ресторанов, а также складов, госучреждений и супермаркетов.

Системы PMS схожи не только по своему функционалу, но и по структуре, представляющей из себя несколько основных модулей:

• по контролю и управлению;
• по регистрации и обслуживанию гостей;
• интерфейсы внешних систем.

Возможности у системы автоматизации могут быть в максимально дозволенном или в ограниченном количестве. На самом же деле возможности неограниченны, их можно адаптировать под запросы любого владельца гостиницы/отеля/хостела.

Помимо стандартных возможностей система может быть оснащена следующим:

• охранный контроль за гостиничным объектом;
• мобильное приложение для гостей и для персонала по отдельности;
• система Мультирум;
• управление техникой в номерах;
• автоматическое управление освещением в номерах и некоторых служебных зонах;
• климат-контроль в номерах;
• регистрация посетителей с последующей выдачей персональной карты;
• использование расчетного терминала для самостоятельного расчета, а также для получения необходимой информации (для клиентов и персонала);
• автоматизированный контроль доступа к парковочной зоне;
• контроль доступа к гостиничным номерам и другим помещениям гостиницы по персональной карте.

Стандартный набор функций программных продуктов для гостиничной автоматизации

Программы по автоматизации отличаются по набору функционала, но стандартных пакетов у них несколько:

• «Бронирование». Эта функция позволяет определять наличие и количество свободных и занятых номеров на определенный период, а также производить бронирование или отмену брони по заявке заселяющихся.
• «Портье». Система, отвечающая за заселение гостей в номера, их регистрацию, расчет времени на заселение и выписку из номеров.
• «Администрация». Это служба, ответственная за настройки работы самого программного продукта, за формирование и изменение прайса, курса валют и др.
• «Горничная» отвечает за формирование и контроль деятельности обслуживающего персонала отеля, а именно: разработка графиков дежурств, уборки номеров и т.д.
• «Бухгалтерия» собирает и передает необходимую информацию для ее последующей обработки в программе 1С. Если система автоматизации с максимальными возможностями, то на программе уже установлена 1С.

Взаимодействие с внешними системами

Любая программа автоматизации гостиниц/отелей/хостелов не функционирует сама по себе. Она взаимодействует с внешними гостиничными системами, отвечающими за работу персонала и оказание услуг постояльцам.

Такими внешними системами являются:

• Система онлайн-брони. Рассчитана для пользования клиентов: они могут самостоятельно в режиме онлайн выбрать подходящий для себя номер и забронировать его. Система довольно успешна, поскольку увеличивает доверие к гостинице.
• Фискальные регистраторы. Устанавливаются для проведения любой транзакции, совершаемой кредитными/дебетовыми картами гостей или наличностью.
• Энергосбережение. Система предназначена для хранения ключа-карты и включения электроэнергии в номерах. Более усовершенствованные автоматизированные системы способны устанавливать и регулировать температуру в номерах по запросу жильцов и при их отсутствии.
• Контроль доступа. Это замки электронного вида «офлайн» и «онлайн». Последние удобны тем, что при попытках несанкционированного проникновения в помещение в основную программу незамедлительно направляются сведения о доступе персонала.
• Платное телевидение. Услуга, предлагающая жильцам номеров просмотр ТВ без рекламы или видео по запросу. Трансляция предлагаемых услуг доступна только в зоне гостиничного объекта, поскольку предоставляется службами контента.
• Автоматизированный контроль за работой баров и ресторанов гостиницы или хостела. Отвечает за принятие заказа и передачу его исполнителю. Кроме того, система ведет контроль за поступлением/расходом/перемещением товаров, что позволяет выявить и «отсеять» недобропорядочных работников гостиничной сферы.

Обзор лучших программ для автоматизации гостиниц

Предлагаем ТОП-10 программ для автоматизации гостиничного бизнеса, популярных на территории России и стран Европы.

SmartHotel

«СмартХотел» – программа, популярная на российском рынке. Работает на платформе программы 1С, что позволяет осуществлять управление за всеми сферами гостиницы, включая ее главной офис и ресторан.

Система SmartHotel состоит из нескольких сервисов:

• 1С-Отель решает основные задачи гостиничного бизнеса: онлайн бронь, быстрая регистрация без очередей, получение точных отчетов и т.д.;
• Wi-Fi в любой точке гостиницы;
• телефония;
• персональная электронная карта постояльца;
• видеонаблюдение с выводом онлайн видео на сайте;
• удаленный доступ к системе через интернет.

Это стандартный набор функций, но программа предусматривает и расширение своих возможностей.

Стоимость «СмартХотела» формируется с учетом выбранных сервисов, конфигурации существующей сетевой инфраструктуры, кабельной системы и пр. Бюджетная версия начинается от 19000 рублей.

Эдельвейс

Система автоматизации «Эдельвейс» – российская разработка, существующая на рынке уже 20 лет. Программа по сравнению с другими проста в освоении, при этом обладает широким спектром действия. «Эдельвейс» может быть подстроен под нужды любого объекта расселения.

Преимущества программы:

• мобильность: с любого мобильного устройство возможно сформировать и отправить WEB-отчеты;
• прозрачность.

Стоимость этой системы начинается от 79450 рублей.

MaxiBooking

Это автоматизированная система управления объектами расселения имеет все необходимые для качественной работы гостиницы модули:

• бронирование и оплата онлайн;
• Channel manager – настройка синхронизации с интернет-порталами по бронированию отелей;
• интерактивная шахматка;
• контроль номерного фонда и клиентской базы;
• настройки гибких тарифов, учет расчетов, блок отчетов и аналитики.

В процессе работы программы можно выбрать как исключительно нужные функции, так и пользоваться всеми существующими.

Достоинством MaxiBooking является то, что прямо из программы возможно открывать сайт для отеля с модулем онлайн-брони. Сайт программы создан на ее базе, поэтому информация о брони, поступающая с разных онлайн-источников, объединяется в единую базу.

Перед окончательной установкой MaxiBooking программу можно протестировать в течение 15 дней бесплатно. Далее стоимость составит 600 рублей в месяц.

Bnovo Hotel

Это одна из самых удобных в пользовании программ из своего сегмента. Она регулярно претерпевает обновления, при которых улучшается ее интерфейс и расширяются возможности. Подходит для управления объектом расселения любого масштаба.

На сегодняшний день Bnovo обладает следующими возможностями:

• учет и обслуживание гостей;
• анализ эффективности деятельности отеля и повышение лояльности клиентов;
• управление загрузкой номерного фонда и тарифами;
• формирование отчетности.

Стоимость программы не зависит от количества гостиничных номеров и составляет от 8300 рублей в год.

Colibri PMS

Эта система позволяет автоматизировано управлять не только отелями, гостиницами и хостелами, но и коттеджами. Все, что необходимо для удобного и правильного ведения гостиничного бизнеса, есть в Colibri PMS:

• бронь онлайн;
• «шахматка»;
• навигация задачами;
• активная база клиентов;
• система управления номерным фондом.

Программа существует с 2006 года, русификацию прошла только в 2008 году.

Стоимость годового обслуживания зависит от количества номеров. Минимальная цена составляет 38680 рублей за 10 номеров.

PMS Cloud

Эта разработка шотландских производителей полностью русифицирована и имеет простой и удобный интерфейс. Активна с любого мобильного и компьютерного устройства.

Возможности:

• шахматка;
• счета и платежи;
• отчеты;
• клиенты, тарифы, каталог товаров и услуг и т.д.

Стоимость варьируется из расчета количества номеров. Минимальная цена – 23300 рублей за 10 номеров.

HMA Ecvi

Система управления HMA Ecvi создана разработчиками «Эдельвейса» и относится к типу облачных. Достоинства программы следующие:

• скорость при бронировании и регистрации клиентов;
• практичность: доступ к системе реализуем с любого мобильного устройства;
• гибкость тарифов: суточные, почасовые, помесячные, сезонные изменения цен;
• надежность: программа устанавливается на серверах с уровнем надёжности Tier III в РФ.

Система HMA Ecvi имеет разную помесячную оплату в зависимости от выбранного пакета:

• Лайт – 800 рублей;
• Оптимум – 2800 рублей;
• Премиум – 5000 рублей.

FlagmanAir

Эта система облачного типа. Она способна на следующее:

• бронь номеров и регистрация постояльцев;
• продажа дополнительных услуг (бронь конференц-залов, трансфер, прокат необходимого спортивного оборудования);
• оплата картами или наличкой, выставление счетов;
• онлайн статистика о загруженности номеров и о финансовом состоянии;
• «шахматка».

Программа склонна к расширению при дополнительной оплате. Стоимость годовой оплаты зависит от количества номеров. Так, в гостинице с не более чем 30 номерами услуга обойдется в 22180 рублей.

Lite PMS

Относительно молодая программа автоматизации, разработанная в 2015 году. Lite PMS имеет весомое преимущество перед конкурентами: ее основные возможности предоставляются бесплатно, а вот дополнительные функции уже докупаются.

Набор функционала:

• онлайн-оплата брони без комиссии и посредников;
• удобная наглядная «шахматка»;
• единая активная база клиентов;
• доступ к системе с любого устройства.

Стоимость эксплуатации программы не зависит от количества номеров и начинается от 3480 рублей в год.

Open Doors

Это сервис облачного типа комфортного управления за любым видом недвижимости, который сдается в аренду на длительные сроки. Система активна с любого приложения.

Возможности:

• бронь онлайн с гостиничного сайта;
• продажа дополнительных услуг;
• гибкая тарификация, формирующаяся от сезона и времени суток;
• механизмы управления лояльностью жильцов;
• анализ статистики.

Стоимость – от 800 рублей в месяц.

Автоматизация гостиниц и хостелов при помощи терминала самообслуживания

С развитием технологий системы самообслуживания все чаще входят в нашу привычную жизнь, гостиничный бизнес тому не исключение. Такое решение подойдет небольшим гостиницам и хостелам, которым не нужен весь функционал стандартных программ и которые имеют ограниченное количество сотрудников.

Через терминал самообслуживания будет оплачиваться заселение, а так же все дополнительные услуги.

Преимущества терминалов электронный кассир:

• вы исключаете взаимодействие ваших сотрудников с денежными средствами;
• исключена недостача, т.к терминал не ошибается и не ворует;
• не нужно заполнять кассовую книгу и другую отчетность связанную с выручкой;
• в терминалах подключена онлайн-касса, поэтому все ваши продажи фиксируются в налоговой;
• существует возможность формирования отчетов, а так же выгрузка данных в популярные ERP системы.

Если вы желаете вывести свой гостиничный бизнес на должный уровень, система его автоматизации станет лучшим помощником в этом деле. Она поможет организовать должную работу гостиницы, увеличить приток постояльцев, упорядочить внутреннюю деятельность. При выборе подходящей системы нужно ориентироваться на ее возможности и свои потребности.