Автоматизация кассы магазина

Для магазина качество обслуживания покупателей — основное конкурентное преимущество. Товар на прилавках редко отличается разнообразием. Требуются усилия, чтобы покупатель заходил в конкретную торговую точку, а не шел далее.

Автоматизация магазина — это повышение качества обслуживания, увеличение прибыли. Данные о поступившем товаре, сроках годности, продажах отображаются в единой базе. Торговля становится эффективной, подконтрольной руководству.

Автоматизация необходима и крупной федеральной сети универсамов, и павильонам, работающим по принципу «у дома». Владельцу требуется корректная информация для принятия управленческих решений, планирования доходов и затрат.

В каких ситуациях автоматизация необходима

Основная проблема магазинов — отсутствие учета. Владелец, директор не знают остатки товара на складе и витринах, не планируют расходы, закупки. Ситуация усложняется, если под контролем одного человека находится несколько торговых точек в разных районах города.

Постоянный пересчет, выписывание накладных и чеков вручную снижают общую эффективность компании. Невозможно проконтролировать, что продается лучше, что хуже. Нет ясности, от какого товара лучше отказаться, а какой — «локомотив» бизнеса.

Не менее сложная проблема для предприятий розничной торговли — воровство и персонала, и покупателей. Если своевременно не проведена автоматизация учета, сложно определить, какой товар украден, в каком количестве. Нет возможности разобраться и с естественной убылью: гниением, порчей, боем и т. д. В итоге собственник не знает на практике, получает ли магазин прибыль, сколько продается в день, когда заказывать товар.

Проблематичен контроль работы персонала. Сложно определить, кто справляется с обязанностями, кого пора заменить. В ручном режиме легче подтасовывать факты, скрывать недостачи. Это означает, что принимаемые решения не всегда соответствуют реальности.

Избежать если не всех, то большей части перечисленных проблем помогает установка и внедрение специализированного программного обеспечения. С его помощью можно быстро менять ценники, вести учет по товарным позициям, оптимизировать работу персонала.

Что получает владелец бизнеса от автоматизации торговли

Собственник магазина стремится максимизировать свою прибыль. Это возможно при внедрении соответствующего программного и технического обеспечения. За счет автоматизации можно:

• упростить складской учет, проведение инвентаризаций, получать точную информацию об остатках, браке;
• сделать работу персонала и руководства эффективной. Не придется вручную высчитывать сумму покупки. Заметно увеличивается скорость обслуживания клиентов;
• вести кадровый учет, рассчитывать зарплату, НДФЛ, удержания;
• контролировать взаиморасчеты с поставщиками, планировать расходы;
• формировать налоговую, бухгалтерскую, управленческую отчетность;
• рассчитывать продажные цены с учетом закупочных, более гибко реагировать на изменения;
• рассылать информацию об изменениях по всем торговым точкам, аккумулировать в единой базе данные о продажах, в том числе при использовании разных систем налогообложения.

В конечном итоге руководитель имеет полноценные данные, позволяющие не только оценивать эффективность торговли за прошедшие периоды, но и принимать решения на будущее.

Что представляет собой автоматизация торговли

В стандартном варианте автоматизация предполагает проведение следующих этапов:

• подбор кассового оборудования, соответствующего виду деятельности, объему продаж;
• регистрация в ФНС, заключение договора с ОФД;
• установка на компьютере программного обеспечения. Чаще применяется 1С:Торговля или 1С:Предприятие;
• фискальный регистратор, сканер, весы подключаются к компьютеру с установкой необходимых драйверов;
• настройка отчетности с учетом вида деятельности;
• тестирование оборудования в рабочем режиме;
• обучение персонала: открытие/закрытие смены, оформление торговых чеков и т. д.

При необходимости процесс корректируется, например, если планируется работа нескольких касс, подключается торговый эквайринг, настраивается взаимодействие с ЕГАИС. Важно соблюсти положения 54-ФЗ. В противном случае штрафы на компанию будут исчисляться сотнями тысяч рублей.

Решения по автоматизации торговли для отдельных подразделений.

Ниже — информация, которая поможет собственнику или руководителю магазина подобрать программное и техническое обеспечение для кассы, склада, торгового зала и офиса:

Касса

POS-системы — решение для работы с большим ассортиментом. Исключен выход из строя под воздействием влаги или пыли. Предусмотрено подключение сканеров, весов, кассового аппарата, дисплея, отображающего информацию для покупателя. Фискальный регистратор подключается к интернету.

Ужесточаются требования к магазинам, торгующим винно-водочной продукцией. Им требуется 2D-сканер для считывания кодов с бутылок и настройка взаимодействия с ЕГАИС.

Торговый зал

В зале выставляются весы, позволяющие покупателям самостоятельно взвешивать овощи, фрукты, конфеты, иной товар. Дополнением к ним послужат прайс-чекеры. Если покупатель сомневается в цене или наименовании товара, он может с их помощью уточнить информацию, не дожидаясь помощи продавца или консультанта. Терминалы сбора данных облегчат проведение инвентаризации, проверку ценников на соответствие реальным показателям. Консультанты в зале могут контролировать сроки годности товаров.

Склад

Чтобы ускорить процесс приемки товаров складской комплекс, необходимы терминалы сбора данных и сканеры штрих-кодов. Для ускорения процесса инвентаризации, облегчения учета устанавливается собственный принтер этикеток. Для приемки овощей, конфет, круп потребуются электронные весы.

Офис

Если магазинов много, работает бухгалтерия, устанавливается программное обеспечение для сбора и суммирования данных, формирования прогнозов продаж, анализа сведений за прошедшие периоды.

Руководителю потребуется программа для формирования скидок, проверки наценки, расчета прибыли, контроля ассортимента.

Автоматизация магазина без кассы

С развитием технологий сокращается количество человеческого труда в производстве и других видах деятельности, в том числе и сферу услуг. Чтобы оптимизировать расходы, владельце бизнеса внедряют в торговые сети кассы самообслуживания. Это аппарат с сенсорным экраном (тачскрином) содержащей  весь ассортимент магазина,  при покупке сам выбирая необходимые товары или услуги.

Как правило терминал оборудован купюроприемником и блоком для приема безналичной оплаты. Все товарные операции фиксируются в базе терминала, с последующей выгрузкой в учетную программу.

Преимущества замены персонала на терминал:

• Терминал работает 24/7 без перерывов на обед;
• Идеальная кассовая книга: исключены обсчеты и недостача;
• Экономия на заработной плате сотрудников, за терминал вы платите только при покупке;
• Отсутствие налоговых, страховых и социальных платежей за персонал.

Автоматизация розничной торговли с помощью систем самообслуживания — это тренд 21 века!

Напоследок

Перечень оборудования и программного обеспечения может меняться с учетом специфики магазина. Главное — организация полноценного учета.