Облачная касса

В 2016-2017 году в НК РФ внесены очередные изменения. Все, кто принимает оплату за наличный расчет или с помощью платежных карт, обязаны установить оборудование нового типа. Основное отличие от более ранних модификаций — наличие фискального накопителя и передача данных о продажах в налоговую инспекцию.  Выдавать чеки нового типа обязаны магазины, службы доставки, розничные точки, ателье, ремонтные мастерские и многие другие.

С появлением онлайн-касс стали активно развиваться технологии, помогающие упростить управленческий и складской учет. Появляются приложения, позволяющие формировать отчеты, проверять текущее состояние дел без посещения офиса, просмотра тонн бумажных документов. Одно из относительно новых решений — облачные онлайн-кассы.

Пришло время узнать, что они собой представляют, как их можно использовать в повседневной деятельности предприятия.

Облачные онлайн-кассы: назначение и виды

Облачная касса (ОК) — это комплекс программных средств, позволяющих вести и контролировать торговую точку в удаленном формате. При поступлении оплаты автоматически формируется чек и пересылается в ОФД.

По принципу использования ОК бывают:

• с интеграцией со стандартной физической кассой;
• виртуальные. Вся информация размещается на удаленном сервере.

Применять облачную кассу может малое или среднее предприятие, магазин, расположенный вне городской черты или торгующий онлайн. Есть возможность оформлять сделки по продаже товаров, мониторить запасы по видам продукции, считать выручку, проверять, как персонал выполняет свои обязанности и/или предписания руководства. Функционал определяется пожеланиями бизнесмена, его текущими потребностями и планами на будущее.

Облачная касса переводит в автоматический режим ведение значительной части бизнес-процессов предприятия. Не приходится приобретать и инсталлировать сложное программное обеспечение, закупать отдельный сервер для хранения баз данных. Не требуется найм IT-специалиста для настройки, текущего обслуживания, устранения неполадок. Приложения интегрируются с большей частью ККТ последнего поколения и уже имеющимися системами учета.

Проблемы могут возникнуть, если ПО создавалось по индивидуальному заказу под конкретную компанию.

ККТ и облачная онлайн-касса для торговли онлайн

Облачная касса для интернет-магазинов — это специальное программное обеспечение. Оно позволяет соблюдать законодательство (54-ФЗ), выписывать кассовые чеки при поступлении оплаты, контролировать деятельность склада и запасы, держать под контролем работу техники и персонала.

ОК можно:

• подключить к действующей ККТ;
• арендовать в специализированной компании.

Интеграция ОК с кассовой техникой: важные нюансы

Главный момент при выборе конкретного сервиса — проверка совместимости с оборудованием. Наибольшей популярностью на текущий момент времени пользуются ККТ « Атол»,  «Элвес», «Штрих», «Retail», «PP». Приложение, работающее с одной из перечисленных модификаций, может оказаться бесполезным для других.

Интеграция ККТ и облачного сервиса выполняется по следующему алгоритму:

• приобретается контрольно-кассовая техника, регистрируется в ИФНС. Заключается договор с ОФД (данная функция может быть передана сервис-центру);
• кассовый аппарат подключается к интернет–сети (через Wi-Fi, Ethernet, USB-порты и т. д.);
• выбирается поставщик услуги ОК, проводится регистрация в кабинете;
• выбирается тариф и оплачивается счет.

Далее остается интегрировать кассовый аппарат и программное обеспечение ОК. В драйвере устройства прописываются данные о сервере поставщика. В кабинете пользователя сервиса указываются сведения о кассовом аппарате и адрес торговой точки.

Предварительно проверяется текущая версия прошивки. Без этого настроить полноценно взаимодействие программного обеспечения и облачной кассы не удастся. В частности, может понадобиться карта SD. Без нее эксплуатация в полном объеме невозможна.

Если карта памяти отсутствует, система будет работать. Но ее функционал будет ограничен передачей данных о текущем состоянии оборудования. Чтобы иметь возможность отправлять в ОФД сведения о выписанных кассовых чеках, требуется SD-карта.

Что получает пользователь при интеграции ККТ с ОК

После подключения ККТ и облачной кассы пользователь может:

• проверять проведенные торговые операции, формировать отчеты по периодам, анализировать прибыль от точки, выгружать графики поступлений денег;
• контролировать работу техники, уточнять актуальность и обновлять при необходимости версии прошивки, отправлять в ЦТО информацию о поломках и сбоях, проводить отладку установленного ПО;
• вести учет товаров, загружать информацию о поступлениях, регистрировать новую продукцию с учетом характеристик;
• контролировать работу подразделений, торговых точек, кассиров;
• подключать дополнительные сервисы и оборудование (весы, сканеры штрих-кодов, денежные ящики).

Конкретный перечень услуг определяется потребностями предпринимателя.

Аренда ККТ и облачной кассы

Покупка ККТ требует значительных затрат. Если же не выполнить требования федерального закона, можно получить штраф в размере до 1 млн. рублей. При повторном нарушении возможна приостановка деятельности на срок до 90 дней.

Избежать указанных выше проблем можно, если воспользоваться новой услугой от некоторых центров обслуживания. Они предлагают арендовать фискальный регистратор. Его подключают к платежной системе продавца.

Суть услуги — на предпринимателя регистрируется кассовый аппарат. Но размещается он не в торговой точке, а в центре обработки данных компании, предоставляющей доступ к облачным кассам. И уже сервисные службы провайдера отвечают за бесперебойную работу техники, своевременную передачу информации в ИФНС.

Чтобы арендовать ККТ с подключенной онлайн-кассой, необходимо:

• зарегистрироваться на сайте компании, предоставляющей ККТ в аренду;
• подобрать кассовые аппараты и тарифный план. Учитывается тип бизнеса, количество торговых точек, объемы продаж;
• зарегистрировать кассовое оборудование в ИФНС, заключить договора с ОФД. По желанию клиента сервисный центр выполняет все перечисленные операции.

Предпринимателю предоставляется доступ к личному кабинету в облачном сервисе. Здесь можно проводить все стандартные операции с кассами, формировать отчеты, вести учет товаров и услуг.

Если торговля ведется онлайн, отсутствует офис, не приходится решать, где разместить кассовый аппарат. Достаточно заключить договор со специализированной организацией. Положения законодательства при этом не нарушаются. Проверяющие инстанции при всем желании не смогут выписать штраф или указать на неисполнение требований закона.

Как работает облачная касса без подключения к ККТ

Перечисленные ранее услуги — не единственная возможность, предоставляемая торговым предприятиям. Чтобы не нарушать положения 54-ФЗ, можно воспользоваться облачными кассами. В этом случае кассовые чеки своевременно формируются и передаются в ФНС.

Работа с ОК строится по следующему алгоритму:

• посетитель сайта выбирает товар или услугу, перемещает их в корзину и оформляет покупку. Оплата производится банковской картой или через платежный сервис (электронный кошелек);
• от банка-эквайера поступает подтверждение о зачислении денег;
• CMS продавца отсылает запрос на формирование чека;
• чек в электронном формате пересылается в ОФД и покупателю (в зависимости от настроек);
• от оператора фискальных данных информация поступает на сервер налоговой инспекции.

Дополнительно пользователь получает все стандартные возможности по ведению складского учета, просмотру аналитических отчетов.

Работать с онлайн-кассой можно как на официальном сайте провайдера, так и в мобильном приложении. Сервисный центр занимается регистрацией виртуальной кассы, выбором ОФД и подписанием договора с ним. Он же отвечает за своевременное предоставление услуг, формирование чеков. Техническая поддержка отвечает на запросы круглосуточно.

Для клиента главное — выбор тарифного плана. Стоит подготовиться и к расходам (от 2 до 10 тыс. рублей ежемесячно). Некоторые услуги доступны только при заказе дополнительных опций. К тому же подключение виртуальной ККМ не дает права на получение налогового вычета.