Инкассация на терминале

В соответствии с Федеральным законом № 54 «О применении ККТ» продавцы, поставщики услуг, принимающие оплату за товары и/или услуги наличными, должны установить лимит остатка по кассе. Все денежные средства сверх этой суммы юридические лица и предприниматели обязаны сдавать в банк на расчетный счет.

Для этого можно использовать один из следующих способов:

• заключение договора на проведение инкассации со специализированной организацией;
• самостоятельная сдача наличных в кассу обслуживающего банка.

Но в последние годы в Положение (№ 318-П от 24.04.2008 года), регламентирующее порядок осуществления операций с наличностью, внесены изменения. В соответствии с п. 3.7 Положения юрлица могут проводить инкассацию с применением автоматических приемных устройств — банкоматов или терминалов самообслуживания.

Для этого необходимо заключить особый договор самоинкассации с обслуживающим банком. Финансовая организация предоставляет код для ввода на устройстве при сдаче денег. Дополнительно на компанию (если это предусмотрено договором) оформляется корпоративная карта: одна основная и несколько вспомогательных при необходимости.

Важный момент! Банк может устанавливать свои правила проведения инкассации через терминалы: вводить лимиты на внесение, ограничивать количество купюр. В большинстве случаев данная процедура предполагает оплату комиссии в процентах от суммы.

Преимущества инкассации с использованием терминалов

1. Деньги мгновенно зачисляются на расчетный счет организации или предпринимателя. Не нужно ждать начала следующего рабочего дня, чтобы заплатить поставщику или налоги.
2. Нет необходимости заключать договор на оказание услуг инкассации. А это — сокращение общих операционных расходов. Не нужно упаковывать особым образом купюры к приезду инкассаторов, готовить сопроводительные документы, что иногда затруднительно для кассира при большом потоке посетителей.
3. У ФНС не будет оснований для предъявления претензий и наложения штрафов за несоблюдение Федерального закона № 54-ФЗ, в том числе в части лимитов по кассе.
4. Применять терминалы для инкассации могут юридические лица вне зависимости от вида деятельности: онлайн и офлайн магазины, курьерские службы, фитнес-залы, СПА-салоны, предприятия общепита и т. д.

Немаловажно и то, что деньги можно отвезти в банк в любое время. В отличие от операционных залов устройства самообслуживания работают круглосуточно.

Индивидуальные терминалы самоинкассации

Предприятия, работающие с наличными, могут использовать специальные терминалы для самоинкассации выручки от своих сотрудников и последующей сдачи в банк. Это особенно актуально для служб курьерской доставки: продуктов питания, товаров из интернет-магазинов и т. д. За счет этого организация получает возможность:

• Сократить штат кассиров для приема наличных от мерчендайзеров и курьеров.
• Автоматизировать процессы сдачи выручки, минимизировать количество ошибок вследствие неверного пересчета. Одновременно можно сразу проверять все листы на наличие фальшивых.
• Принимать деньги круглосуточно. При этом можно сэкономить на установке сейфов для промежуточного хранения средств, если кто-либо из курьеров возвращается в офис после окончания рабочего дня.
• Одновременно с приемом наличных закрывать клиентскую задолженность и наряд-заказы непосредственно курьеров. Программное обеспечение терминала можно интегрировать с используемой учетной системой. Сотрудникам бухгалтерии не придется дублировать данные, рискуя допустить ошибку.
• Формировать аналитические отчеты в разрезе курьеров, заказов, дней недели и т. д.

Для полноценной работы подобного терминала инкассации от компании-заказчика требуется только обеспечить доступ к электрической сети и интернету. Обновлять программное обеспечение, выявлять ошибки в работе можно в дистанционном режиме.

Инкассация непосредственно терминалов

Применительно к терминалам термин «инкассация» может иметь еще одно значение — непосредственно процессы выемки денег для перевозки их в банк. Эту процедуру выполняют сотрудники либо компании с соответствующей лицензией, либо подразделения непосредственно финансовой организации.

Формально при внесении средств в терминал нужную сумму сразу зачисляют на счет получателя, но физически купюры остаются в приемнике, устойчивом к взломам и иным внешним воздействиям. Так как его емкость ограничена, деньги необходимо периодически извлекать и перевозить в хранилище для проверки и дальнейшего запуска в оборот.

Инкассаторы, чтобы снять инкассацию, если этого требует терминал, обязаны:

1. Закрыть финансовый период.
2. Открыть хранилище, используя специальные ключи и коды доступа.
3. Извлечь денежные средства. Пересчет на месте, как правило, не выполняется. Инкассаторы только забирают купюроприемники и отвозят их в банк.
4. Загрузить пустые хранилища и выполнить необходимые настройки для запуска устройства самообслуживания в работу.

Заключение

Применительно к терминалам термин «инкассация» может иметь несколько значений:

• юридические лица и ИП могут использовать кассы самообслуживания для сдачи денег на расчетный счет, например, после завершения рабочего дня в кассе;
• компании, принимающие наличные в больших объемах, могут установить терминал для инкассации выручки от курьеров, торговых представителей. В этом случае можно отказаться от содержания штата кассиров.

Также под инкассацией понимают процессы извлечения выручки из купюроприемников терминала для перевозки в банк.